Interview met TK over Legal Spend Management en de ontwikkeling van TK Insight
Veel advocatenkantoren werken met handmatige rapportages en factuurspecificaties achteraf, terwijl cliënten juist steeds vaker behoefte hebben aan realtime inzicht. Niet alleen in kosten, maar ook in voortgang, budgetten en werkzaamheden binnen de dossiers. Zeker nu, mede door AI, de druk op efficiëntie en transparantie toeneemt, verandert ook de manier waarop kantoren met cliënten samenwerken.
Bij TeekensKarstens (TK) zagen ze die ontwikkeling al jaren geleden aankomen. Het kantoor ontwikkelde samen met Cleversight een eigen cliëntportaal: TK Insight. Een omgeving waarin cliënten realtime inzicht krijgen in werkzaamheden, geschreven uren, facturen en budgetten. Niet achteraf, maar tijdens het proces.
“Cliënten willen niet wachten op rapportages, ze willen zelf kunnen zien wat er gebeurt,” vertelt Nando van Gorkum, Business Partner Facility & IT bij TK. “Dat verandert hoe je als kantoor communiceert.”
Van interne BI naar inzicht voor cliënten
De oorsprong van TK Insight ligt opvallend genoeg niet bij cliënten, maar intern. TK werkte al jaren actief met BI-rapportages. Met als reden: grip krijgen op financiële prestaties, business development en operationele processen. “We waren vooral bezig met interne stuurinformatie,” vertelt Nando. “Maar toen we zagen hoeveel data we uit systemen zoals Legalsense en Twinfield konden halen, ontstond eigenlijk vanzelf de gedachte: waarom zouden we een deel daarvan niet beschikbaar maken voor cliënten?”
Die gedachte groeide uit tot TK Insight. Eerst nog relatief eenvoudig via gedeelde rapportages in Teams, later professioneel doorontwikkeld in samenwerking met Cleversight.
“Cleversight heeft ons geholpen om die professionaliseringsslag te maken. Zij bood een platform waarin cliënten veilig kunnen inloggen en precies de inzichten krijgen die voor hen relevant zijn.”
Meer transparantie zonder extra handmatig werk
TK Insight sluit aan op de groeiende behoefte aan Legal Spend Management binnen de juridische sector: realtime inzicht in juridische kosten, werkzaamheden en budgetten via één centrale omgeving.
Binnen het portaal krijgen cliënten onder andere inzicht in:
- geschreven uren
- uitgevoerde werkzaamheden
- openstaande en gefactureerde posten
- budgetontwikkeling
- voortgang van dossiers
- betrokken medewerkers
Voor cliënten betekent dit minder verrassingen achteraf. Voor TK levert het vooral efficiëntere communicatie op. “Gesprekken gaan sneller over inhoud in plaats van uitleg,” zegt Nando. “Cliënten hebben het inzicht al.”
AI versnelt de vraag naar voorspelbaarheid
Volgens TK speelt ook de opkomst van nieuwe technologie een belangrijke rol in deze ontwikkeling. Organisaties verwachten steeds vaker voorspelbare kosten en meer grip op juridische trajecten.
“Met nieuwe tooling en automatisering ontstaat automatisch de vraag: hoe vertaalt dat zich naar kosten en tarieven?” vertelt Nando. “Cliënten willen beter begrijpen waar hun tijd naartoe gaat en hoe dossiers zich ontwikkelen.” TK Insight helpt daarbij door realtime transparantie te bieden, zonder dat teams continu losse rapportages hoeven op te stellen.
De kracht van branchekennis
Een belangrijk onderdeel van het succes lag volgens TK in de samenwerking met Cleversight. Uiteraard vanwege de techniek, maar vooral ook vanwege de kennis van de advocatuur en de systemen daarachter. “Bij eerdere BI-partijen merkten we dat er veel tijd ging zitten in uitleggen hoe onze processen werken,” zegt Nando. “Bij Cleversight merkten we direct dat zij de taal van de advocatuur spreekt. Ze begrijpt hoe Legalsense werkt, hoe Twinfield zich daartoe verhoudt en welke inzichten relevant zijn voor een kantoor.”
Die branchekennis zorgde ervoor dat rapportages sneller ontwikkeld konden worden en direct aansloten op de praktijk. “Kort gezegd: wij hoefden niet eerst uit te leggen hoe een advocatenkantoor werkt. Dat scheelt enorm.”
Veiligheid en controle blijven essentieel
Omdat TK Insight gevoelige cliëntinformatie bevat, speelde security vanaf het begin een belangrijke rol. Binnen het portaal wordt daarom gewerkt met beveiligde toegang en multifactorauthenticatie (MFA). “Dat gaf ons het vertrouwen dat het goed geregeld is,” vertelt Nando. “Je wilt transparantie bieden, maar wel volledig gecontroleerd en veilig.”
Wat begon als een intern BI-initiatief groeide uiteindelijk uit tot een onderscheidende dienst richting cliënten. Vooral binnen aanbestedingen merkt TK dat realtime inzicht steeds vaker als meerwaarde wordt gezien. “Het is absoluut een sterk punt in aanbestedingen,” zegt Nando. “Je laat zien dat je cliënten grip geeft op werkzaamheden, budgetten en voortgang. Dat verwachten organisaties steeds vaker.”
Volgens TK zit de echte waarde uiteindelijk niet alleen in dashboards of technologie, maar in de manier waarop samenwerking verandert. “Je werkt met dezelfde actuele informatie. Daardoor ontstaat meer vertrouwen, meer voorspelbaarheid en betere gesprekken.”
Meer weten over Legal Spend Management?
Cleversight helpt advocatenkantoren met het ontwikkelen van realtime clientportalen, Legal Spend Management-oplossingen en datagedreven dashboards op basis van systemen zoals Legalsense, Twinfield, AFAS en NextLegal.
Benieuwd naar hoe een cliëntportaal eruitziet binnen jouw kantooromgeving? Plan een demo en ontdek de mogelijkheden van Cleversight Lens en Legal Spend Management voor de advocatuur. Of lees het verdiepende artikel dat we schreven over Legal Spend Management.