“Het mooie is dat we niet helemaal vanaf nul hoefden te beginnen. Het notariaat template van Cleversight bood al een solide basis. Vervolgens heeft Cleversight het verder aangepast aan onze specifieke behoeften.“
Grip op cijfers: Cleversight geeft VDB Notarissen insights met Power BI
VDB Notarissen maakt sinds de zomer 2024 gebruik van de geavanceerde Power BI-rapportages en dashboards, geïmplementeerd door Cleversight. Deze oplossingen zorgen ervoor dat VDB meer grip heeft op haar bedrijfsvoering en financiële processen. Deze samenwerking bouwt voort op de eerder besproken succesvolle samenwerking met Finbees, zoals beschreven in deze klantcase. Waar Finbees hielp bij de administratieve transitie, voegt Cleversight nu waarde toe door middel van data-analyse en inzicht.
“Cijfers liegen niet. Dankzij Cleversight kunnen we nu echt op data sturen en niet meer alleen op een onderbuikgevoel.".
De uitdaging: inzichten in complexe data
Met een kleine zestig medewerkers, drie vestigingen en een sterke groeiambitie, zocht VDB naar een manier om beter inzicht te krijgen in hun data. Als intensieve gebruiker van zowel Notarisdossier als Twinfield, had zij behoefte aan een oplossing die gegevens uit deze systemen eenvoudig inzichtelijk maakte. “Wij wilden grip op onze cijfers, van urenregistratie tot omzet en onderhanden werk,” vertelt Marco Haanappel van VDB Notarissen. “Dat is cruciaal om niet alleen transparantie naar onze cliënten te bieden, maar ook om ons bedrijf doeltreffend te sturen.”
De oplossing: rapportages op maat via Power BI
Cleversight, met jarenlange ervaring in het ontwikkelen van datagedreven oplossingen, bood de ideale oplossing in de vorm van Power BI-rapportages en dashboards. Door gebruik te maken van een door Cleversight ontwikkeld template, specifiek ontworpen voor het notariaat, kon VDB snel aan de slag met geautomatiseerde rapportages. Deze standaardtemplate, gecombineerd met enkele op maat gemaakte rapporten, zorgt, met data vanuit Notarisdossier en Twinfield, voor helder inzicht in cruciale bedrijfsdata zoals:
- omzet per dienst;
- onderhanden werk;
- productiviteit van teams;
- monitoring van klantbetalingen.
Marco: “Het mooie is dat we niet helemaal vanaf nul hoefden te beginnen. Het notariaat template van Cleversight bood al een solide basis. Vervolgens heeft Cleversight het verder aangevuld met onze eigen rapportages aan onze specifieke behoeften.” Dit template, bestaande uit zo’n veertig rapportages, is de afgelopen jaren in samenwerking met verschillende kantoren uit de branche ontwikkeld.
“Met deze rapportages hebben wij echt het stuur van onze onderneming in handen. We zien realtime waar bijgestuurd moet worden.”.
Impact: sturen met inzicht
De impact van de implementatie is groot. Dankzij de rapportages kan VDB nu eenvoudig monitoren hoe teams presteren, waar ruimte is voor nieuwe opdrachten, en hoe de financiële gezondheid van het kantoor ervoor staat. Elke dinsdag komen de aandeelhouders samen om de dashboards door te nemen. “Met deze rapportages hebben wij echt het stuur van onze onderneming in handen. We zien realtime waar bijgestuurd moet worden,” aldus Marco.
Daarnaast biedt de oplossing transparantie naar cliënten toe. “Onze cliënten willen weten waarvoor ze betalen. Dankzij de rapportages kunnen we duidelijk specificeren waar onze uren naartoe gaan.”
Ook intern zijn de dashboards waardevol. Medewerkers kunnen hun eigen prestaties vergelijken, en de data biedt een objectieve basis voor gesprekken en verbeteringen. “Soms is het confronterend, maar het helpt ons allemaal om beter te worden,” legt Marco uit “en samen elkaar beter maken is ons streven bij VDB Notarissen”.
Een samenwerking met toekomst
De samenwerking tussen VDB Notarissen, Cleversight en Finbees toont aan hoe technologie en expertise elkaar versterken. Finbees legde het fundament met financiële en operationele kennis, terwijl Cleversight nu de rapportages en dashboards verzorgt die inzicht bieden in de prestaties van het kantoor. De combinatie van deze partners geeft VDB de tools om nog beter en cliëntgerichter te werken.
Cleversight en Finbees blijven beide nauw betrokken bij de verdere optimalisatie van de processen bij VDB Notarissen. Zo wordt continu gewerkt aan het aanscherpen van rapportages en het verbeteren van data-analyse. Met deze samenwerking heeft VDB niet alleen meer grip op haar bedrijfsvoering, maar ook een solide basis gelegd om verder te groeien. En zoals Marco afsluit: “Cijfers liegen niet. Dankzij Cleversight kunnen we nu echt op data sturen en niet meer alleen op een onderbuikgevoel.”
