Meer inzicht voor notaris- en advocatenkantoren zonder losse exports of handmatige rapportages
Veel notaris- en advocatenkantoren werken met een combinatie van NEXTassyst voor operationele processen en AFAS voor financiële administratie. Daarmee staat de operationele basis vaak goed. Dossiers, urenregistraties, declaraties en financiële processen zijn ingericht en dagelijkse werkzaamheden lopen via vaste systemen. Toch ontstaat er in de praktijk regelmatig dezelfde uitdaging: managementinformatie zit verspreid over meerdere applicaties, standaardrapportages sluiten niet volledig aan op de praktijk en realtime inzicht ontbreekt.
Zodra kantoren willen sturen op declarabiliteit, onderhanden werk, omzetontwikkeling of performance per team ontstaat behoefte aan één centrale omgeving waarin operationele en financiële data samenkomen. Power BI biedt uitkomst.
Waarom standaardrapportages vaak tekortschieten
Vrijwel ieder systeem beschikt tegenwoordig over dashboards en rapportages. Toch lopen veel kantoren tegen dezelfde beperking aan: de informatie blijft hangen binnen één applicatie. Financiële data zitten in AFAS, operationele informatie in NEXTassyst en aanvullende analyses vaak nog in Excel-bestanden of losse exports. Daardoor ontstaan verschillen in cijfers, handmatige controles en discussies over welke informatie actueel is. Vooral wanneer management sneller wil kunnen sturen, wordt dat een probleem. Standaardrapportages geven antwoord op algemene vragen, terwijl kantoren juist behoefte hebben aan inzicht dat aansluit op hun eigen manier van werken.
Denk aan vragen zoals:
- Welke rechtsgebieden zijn het meest winstgevend?
- Waar loopt declarabel werk terug?
- Hoe ontwikkelen onderhanden werk en debiteuren zich?
- Welke teams of medewerkers presteren structureel beter?
- Hoe verhouden geschreven uren zich tot gerealiseerde omzet?
Voor dat soort inzichten is meer nodig dan een standaard dashboard.
Eén centrale BI-laag bovenop NEXTassyst en AFAS
Door data uit NEXTassyst en AFAS samen te brengen in Power BI ontstaat één centrale omgeving voor managementinformatie en analyses. Operationele en financiële data worden realtime gecombineerd, waardoor kantoren niet langer afhankelijk zijn van losse exports of handmatige controles. Die centrale BI-laag maakt het mogelijk om data vanuit verschillende invalshoeken te analyseren. Niet alleen op financieel niveau, maar juist ook op trends, prestaties en ontwikkeling over langere periodes.
Met Power BI kunnen kantoren bijvoorbeeld realtime inzicht krijgen in:
- declarabiliteit per team of medewerker;
- onderhanden werk;
- omzetontwikkeling per rechtsgebied;
- openstaande posten en betalingsgedrag;
- productiviteit en capaciteit;
- forecasts en trendanalyses.
Daardoor ontstaat niet alleen meer inzicht, maar ook meer rust in de organisatie. Teams werken vanuit dezelfde cijfers en management beschikt continu over actuele stuurinformatie.
“Kantoren beschikken vaak al over veel waardevolle data in NEXTassyst en AFAS. De echte stap zit in het combineren van die informatie tot één centrale waarheid waarop management daadwerkelijk kan sturen.”
De kracht van gecombineerde data
De echte meerwaarde ontstaat wanneer operationele en financiële data elkaar versterken. Een omzetcijfer krijgt pas context wanneer je ook ziet hoeveel uren eraan voorafgingen. Declarabel werken wordt pas echt interessant wanneer je dit kunt koppelen aan type dossiers of bijvoorbeeld teams. Juist die verbanden zijn lastig zichtbaar binnen losse systemen. Door data centraal samen te brengen ontstaat een compleet beeld van hoe een kantoor daadwerkelijk presteert. Volgens Steef Janssen van Cleversight zit daar voor veel organisaties de grootste winst: “Kantoren beschikken vaak al over veel waardevolle data in NEXTassyst en AFAS. De echte stap zit in het combineren van die informatie tot één centrale waarheid waarop management daadwerkelijk kan sturen.”
Minder handmatig werk, meer realtime inzicht
Veel kantoren herkennen het proces van maandelijkse exports en controles en handmatige rapportages. Data worden verzameld uit verschillende systemen, aangepast in Excel en vervolgens verwerkt tot managementinformatie. Dat kost tijd én vergroot de kans op fouten. Met een centrale Power BI-omgeving verandert die werkwijze fundamenteel. Data worden automatisch ververst en dashboards zijn realtime beschikbaar voor management, finance of andere teams binnen de organisatie. Hierdoor verschuift de focus van verzamelen naar analyseren. In plaats van tijd kwijt te zijn aan controles ontstaat er ruimte om daadwerkelijk op trends en prestaties te sturen.
Dit zien wij ook terug bij kantoren die inmiddels werken met de combinatie van NEXTassyst, AFAS en Power BI. Juist de centralisatie zorgt ervoor dat management sneller kan schakelen en minder afhankelijk wordt van losse exports of handmatige controles. De koppeling tussen NEXTassyst, AFAS en Power BI is inmiddels volledig beschikbaar binnen de advocatuurtemplate van Cleversight en wordt toegepast voor realtime dashboards en managementrapportages binnen de praktijk.
Sturen op trends in plaats van momentopnames
De grootste verandering zit uiteindelijk niet in de techniek, maar in de manier van werken. Veel organisaties sturen nog steeds op momentopnames: maandrapportages, losse analyses of handmatige controles achteraf.
Met realtime dashboards ontstaat een andere manier van kijken. Trends worden eerder zichtbaar, afwijkingen sneller herkend en management kan sneller bijsturen. Daardoor verandert BI van rapportage naar stuurinstrument. Juist dat maakt de combinatie van NEXTassyst, AFAS en Power BI steeds relevanter voor advocatenkantoren die verder willen groeien in datagedreven werken.