In gesprek met Van Iersel Luchtman over Legalsense, Twinfield en het belang van een sterke datalaag
Veel advocatenkantoren beschikken tegenwoordig over dashboards, rapportages en managementinformatie. Toch ontstaat er vaak frustratie zodra organisaties verder willen kijken dan de standaardoverzichten. Want, hoe krijg je inzicht in de winstgevendheid per rechtsgebied? Welke cliënten groeien of krimpen? Waar ontstaan margedruk of afboekingen? En hoe combineer je financiële en operationele data uit verschillende systemen?
Voor Van Iersel Luchtman Advocaten (VIL) begon het antwoord niet bij dashboards, maar bij toegang tot betrouwbare data.
Ontwikkelingen inzichtbaar maken
Al jarenlang werkt het kantoor datagedreven. Business Intelligence wordt niet alleen gebruikt voor managementrapportages, maar vooral om ontwikkelingen binnen de praktijk inzichtelijk te maken en beter te kunnen sturen op rendement, capaciteit en cliëntontwikkeling. Toen het kantoor overstapte naar Legalsense en Twinfield ontstond echter een nieuwe uitdaging.
“Dashboards zijn uiteindelijk slechts de voorkant. De echte waarde zit in de data erachter. Als die goed beschikbaar is, kun je bouwen wat je wilt.”
Van eigen databases naar cloudsoftware
Voorheen werkte VIL met software die op eigen servers draaide. Data konden rechtstreeks uit de database worden gehaald voor analyses en rapportages. Met de overstap naar moderne cloudoplossingen veranderde dat. “Vroeger konden we rechtstreeks in de database kijken,” vertelt Willy van Oosterhout van Van Iersel Luchtman. “Met cloudsoftware werkt dat anders. Dan ben je afhankelijk van API’s en moet je een manier hebben om die data beschikbaar te maken voor je BI-omgeving.”
Voor een kantoor dat al jarenlang intensief met Business Intelligence werkt, was dat een belangrijk aandachtspunt. “Wij gebruiken BI niet alleen voor rapportages. We gebruiken het dagelijks om onze organisatie te analyseren. Dan moet je er zeker van zijn dat de data beschikbaar blijft.”
De rol van de connector
Via de samenwerking met Cleversight werd een connector ingericht tussen Legalsense, Twinfield en Qlik Sense. Die connector vormt inmiddels het fundament onder de BI-omgeving van VIL. Data uit beide systemen worden automatisch opgehaald, samengebracht en beschikbaar gemaakt voor analyses, controles en dashboards. Daardoor beschikt het kantoor continu over actuele informatie zonder handmatige exports of losse Excel-bestanden.
De oplossing biedt onder meer:
- realtime synchronisatie van data uit Legalsense en Twinfield
- automatische consolidatie van gegevens uit verschillende bronnen
- ondersteuning voor maatwerkrapportages en analyses
- geautomatiseerde processen die handmatig werk beperken
- snelle toegang tot grote hoeveelheden data
- vrijheid om data ook te gebruiken binnen een eigen Data Warehouse of Data Lake
Volgens Willy zit daar de echte waarde. “De meeste standaardrapportages geven antwoord op algemene vragen. Wij willen juist zelf bepalen welke analyses relevant zijn voor ons kantoor. Dan moet de data beschikbaar zijn op een manier die daarbij past.”
Meer dan rapportages
Veel softwareleveranciers leveren uitgebreide rapportages mee. Toch blijken die in de praktijk vaak onvoldoende aansluiting te hebben bij de specifieke informatiebehoefte van een advocatenkantoor.
“Er staat altijd nét niet in wat je wilt weten,” zegt Willy lachend. “Daarom bouwen wij onze analyses zelf.”
Dat levert inzichten op die veel verder gaan dan standaard managementinformatie. VIL analyseert onder andere:
- winstgevendheid per rechtsgebied
- ontwikkeling van cliëntenportefeuilles
- declarabiliteit en afboekingen
- omzetontwikkeling per praktijkgroep
- onderhanden werk en debiteurenposities
- trends over meerdere jaren
“Juist de verbanden tussen verschillende databronnen leveren waardevolle inzichten op. Die zie je niet in standaardrapportages.”
Eén bron van waarheid
Naast managementinformatie gebruikt VIL de BI-omgeving ook voor dagelijkse controles.
Binnen het kantoor worden verschillende systemen gebruikt voor declaraties, debiteurenbeheer en de financiële administratie. Door die systemen via de connector samen te brengen ontstaat één centrale waarheid.
“Wij controleren continu of informatie uit verschillende systemen met elkaar overeenkomt,” vertelt Willy. “Daarvoor gebruiken we BI dagelijks. Dat geeft vertrouwen in de cijfers.”
Samenwerken met specialisten
Volgens Willy zit een belangrijk deel van het succes ook in de samenwerking tussen de verschillende partijen rondom het kantoor. “Wat prettig is, is dat de mensen van Cleversight begrijpen hoe advocatenkantoren werken. We hoeven niet eerst uit te leggen wat een declaratieproces is of hoe Legalsense wordt gebruikt. Daardoor kom je sneller tot een oplossing.”
Ook wanneer nieuwe systemen worden toegevoegd, speelt de connector een belangrijke rol.
“Bij vrijwel ieder nieuw softwareproject is tegenwoordig een van onze eerste vragen: kunnen we deze data straks ook gebruiken in onze BI-omgeving?”
Het fundament onder datagedreven werken
Voor Van Iersel Luchtman draait datagedreven werken uiteindelijk niet om dashboards. Het begint met toegang tot betrouwbare data. De connector tussen Legalsense, Twinfield en Qlik zorgt ervoor dat informatie automatisch beschikbaar komt voor analyses, controles en managementinformatie. Daardoor blijft het kantoor vrij om zelf rapportages te ontwikkelen en nieuwe inzichten te creëren.
Of zoals Willy het samenvat: “Dashboards zijn uiteindelijk slechts de voorkant. De echte waarde zit in de data erachter. Als die goed beschikbaar is, kun je bouwen wat je wilt.”