“Cleversight had niet alleen ervaring met onze software van Legalsense en Twinfield, maar ook met de specifieke rapportagebehoeften van de advocatuur. Het was een logische keuze.“
Poelmann van den Broek Advocaten, gevestigd in Nijmegen en Amsterdam, is een dynamisch advocatenkantoor dat zich richt op drie belangrijke sectoren: bouw & vastgoed, retail, en productie & technologie. Met 40 fee earners en een focus op de zakelijke markt was het kantoor op zoek naar een manier om de rapportages te verbeteren en meer doordacht met beschikbare data te werken.
Behoefte aan duidelijke, snel toegankelijke rapportages
“We merkten dat we steeds meer behoefte hadden aan snel toegankelijke, duidelijke rapportages,” zegt Arno Bomer, business controller bij Poelmann van den Broek Advocaten. “Aan het eind van 2020 besloten we ons systeemlandschap aan te passen naar een cloud omgeving, en dat bracht de vraag met zich mee: wat doen we met onze rapportages?” Het antwoord kwam in de vorm van Power BI, een krachtige tool waarmee gegevens visueel en intuïtief worden gepresenteerd. “Power BI heeft zichzelf al bewezen als een solide en voortdurend doorontwikkeld platform,” aldus Arno.
Cleversight als kennispartner
Toen het kantoor op zoek ging naar een implementatiepartner voor Power BI, koos ze bewust voor Cleversight, een onderdeel van Rsult. “We kenden Rsult al vanwege haar werk met Twinfield en Legalsense, twee systemen die we al gebruikten,” legt Arno uit. “Cleversight had niet alleen ervaring
met deze software, maar ook met de specifieke rapportagebehoeften van de advocatuur. Hierdoor vonden we in Cleversight ook een echte kennispartner. Het was een logische keuze.”
Het implementatietraject verliep soepel en Cleversight zorgde ervoor dat Poelmann van den Broek Advocaten maximaal gebruik maakt van de mogelijkheden van Power BI. “We wilden onze bestaande rapportages moderniseren en verbeteren zonder alles overboord te gooien,” zegt Arno. “Cleversight begreep dat en hielp ons om zowel management- als werkvloerrapportages te optimaliseren en continu verder te vernieuwen.”
“Eerder deden we veel handmatig werk in Excel. Dat wilden we zoveel mogelijk uitbannen,” vertelt Arno. “Nu worden rapportages automatisch gegenereerd en zijn ze constant beschikbaar voor degenen die toegang hebben. We hoeven niets meer handmatig te doen. Dat is een enorme tijdsbesparing.”
“Power BI fungeert als een overkoepelende schil tussen Twinfield en Legalsense, waardoor we veel dieper inzicht krijgen in onze cijfers.“
Koppeling tussen Legalsense, Twinfield en Power BI: de perfecte combinatie
Een van de grootste voordelen van Power BI voor Poelmann van den Broek Advocaten is de mogelijkheid om data uit verschillende systemen, zoals Legalsense en Twinfield, samen te brengen. “Power BI fungeert als een overkoepelende schil tussen deze twee systemen, waardoor we veel dieper inzicht krijgen in onze cijfers,” zegt Arno.
Een voorbeeld van deze integratie is de manier waarop Power BI rapportages genereert op basis van geboekte omzet. “Een factuur die in 2023 is gemaakt, maar in 2024 is gecrediteerd, wordt in de bronsystemen op de juiste wijze verwerkt in beide jaren,” legt Arno uit. “Het systeem begrijpt dat en presenteert het correct in onze rapportages. Het samenspel tussen Legalsense, Twinfield en Power BI is echt een enorme stap voorwaarts voor ons.”
“Je kunt precies instellen wie wat mag zien, waardoor iedereen toegang heeft tot relevante informatie.“
Zelf aan de slag met rapportages
Dankzij de intuïtieve functies van Power BI zijn de advocaten van Poelmann van den Broek nu zelf in staat om hun eigen rapportages te genereren. “We zijn op het punt dat we onze eigen rapportages kunnen opstellen, naast de standaardrapportages die Cleversight voor ons heeft ingericht,” zegt Arno. “Voor business controllers is dat fantastisch.”
De flexibiliteit van Power BI wordt bijzonder gewaardeerd binnen het kantoor. Advocaten krijgen bijvoorbeeld snel inzicht in hun productiviteit en de omzet ten opzichte van targets. Ook bekijken ze zelfs op individueel of afdelingsniveau hun prestaties. “De gelaagdheid van de rapportages is een van de mooiste features,” zegt Arno. “Je kunt precies instellen wie wat mag zien, waardoor iedereen toegang heeft tot relevante informatie.”
Samenwerking met Cleversight
De samenwerking met Cleversight verloopt soepel en persoonlijk. “Er is geen mega groot team, wat betekent dat je altijd direct contact hebt en snel kunt schakelen,” zegt Arno. “Als er een vraag is die niet meteen wordt opgelost, wordt deze direct geëscaleerd en wordt een afspraak gemaakt om de mogelijkheden te bespreken. Die korte lijnen en persoonlijke benadering zijn echt een pluspunt.”
Cleversight beschikt over diepgaande kennis van zowel Twinfield als Legalsense, wat voor Poelman van den Broek Advocaten cruciaal bleek in het koppelen van deze systemen aan Power BI. “Ze weten precies hoe de databases zijn opgebouwd en hoe je de juiste cijfers naar boven haalt,” vertelt Arno. “Dankzij hun expertise weten we zeker dat de data altijd klopt.”
“Advocaten hebben nu actueel inzicht in hun cijfers en zijn niet langer afhankelijk van de afdeling Finance.“
Wat is er veranderd sinds de implementatie?
Sinds de implementatie van Power BI heeft Poelman van den Broek Advocaten enorme stappen gezet in haar bedrijfsvoering. “De maandelijkse rapportages, die vroeger handmatig door een collega werden opgesteld en door mij werden gecontroleerd, zijn volledig geautomatiseerd,” zegt Arno. “Dat betekent dat zowel mijn collega als ik meer tijd hebben voor andere zaken, zoals data-analyse.”
Ook de advocaten zelf profiteren van de verbeterde inzichten. “Ze hebben nu actueel inzicht in hun cijfers en zijn niet langer afhankelijk van de afdeling Finance,” zegt Arno. “Dat geeft ze meer grip op hun praktijk, wat rust en vertrouwen brengt.”
Toekomstplannen: nog meer data en integraties
Poelman van den Broek Advocaten is nog niet klaar met haar digitale transformatie. “We zijn van plan om nog meer data, zoals CRM-data, te integreren in Power BI,” zegt Arno. “En uiteindelijk willen we ook ons documentmanagementsysteem koppelen, zodat we nog diepere analyses kunnen maken.”Daarnaast kijkt het kantoor ook naar de mogelijkheden van AI en hoe dit hen helpt om nog efficiënter te werken. “De basis is gelegd en de mogelijkheden zijn eindeloos,” besluit Arno.
