Veel notariskantoren zitten op een enorme hoeveelheid data, vaak zonder het écht te benutten. Urenregistratie, productie, onderhanden werk, facturen, teaminzet… het staat allemaal ergens in de systemen, maar in de praktijk kost het veel tijd om overzicht te krijgen. Exports maken, Excel-lijstjes bouwen, handmatig verspreiden naar collega’s: het hoort erbij, maar het is zelden iemands favoriete taak.
Toch hoeft dat allang niet meer zo te werken. In samenwerking met Notarisdossier ontwikkelde Cleversight een oplossing die juist het dagelijkse werk eenvoudiger maakt. Niet door nóg een systeem toe te voegen, maar door de bestaande data om te zetten in bruikbare inzichten. Of zoals wij het zelf noemen: van data chocolade maken.
Altijd de juiste inzichten, zonder extra handelingen
De grootste winst zit in eenvoud. Rapportages hoeven niet meer actief opgezocht te worden, want ze komen automatisch in de mailbox terecht. Medewerkers krijgen alleen de informatie die voor hen relevant is. Denk aan inzicht in hun eigen uren, de actuele stand van OHW, de voortgang binnen teams of de productie van een bepaald dossiercluster.
Voor teams en bestuurders werkt het precies zo. Iedere week of maand staat het juiste overzicht klaar, volledig geüpdatet, zonder dat iemand ernaar om hoeft te kijken. Het is overzicht op de momenten waarop het ertoe doet en dat zonder extra schermen, tools of stappen.
Meer inzicht en meer rust in de organisatie
De effectiviteit hiervan merk je in kleine dingen. Medewerkers weten waar ze staan en welke dossiers nog aandacht nodig hebben. Teamleiders kunnen sneller zien of een praktijkgroep onder druk staat of juist ruimte heeft. En het bestuur heeft grip op OHW, marges, productie en facturatie-ritme, zonder dat iemand eerst stapels spreadsheets moet nalopen.
Bij notariskantoren zoals VDB is datagedreven werken inmiddels onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Iedere dinsdag worden de dashboards besproken. Niet om af te rekenen, maar om te sturen, te verbeteren en te ontdekken waar kansen liggen. Transparantie helpt daarbij: medewerkers zien hun eigen prestaties, herkennen trends en kunnen die bespreken vanuit feiten in plaats van gevoel. Dat geeft rust én richting.
Maatwerk waar nodig, gemak als uitgangspunt
Een kantoor hoeft daarbij niet zelf alles uit te vinden. Cleversight werkt met een notariaat template dat al tientallen rapportages bevat, speciaal ontwikkeld voor de branche. Voor VDB was dit de perfecte basis: snel starten, direct relevante inzichten, en vervolgens uitbreiden met rapportages die specifiek bij hun praktijk pasten. Dat geldt ook voor automatische mailrapportages. Sommige kantoren beginnen met een paar overzichten, zoals OHW en productiviteit. Anderen bouwen door en gebruiken ook instroomcijfers, inzetpercentages of financiële KPI’s. De techniek werkt op de achtergrond en het proces wordt juist makkelijker.
Vooruitkijken naar 2026
De stap naar datagedreven werken wordt steeds urgenter. De branche verandert, marges staan onder druk en de hoeveelheid informatie neemt toe. AI gaat bovendien een steeds grotere rol spelen, zoals het automatisch analyseren van data of het beantwoorden van vragen over je eigen cijfers. Maar die ontwikkelingen zijn pas echt waardevol als de basis op orde is: inzicht, structuur en grip. Bram van Asten van VDB Notarissen zegt het mooi: “Met deze rapportages hebben wij echt het stuur van onze onderneming in handen. We zien realtime waar bijgestuurd moet worden.”
Dat is precies wat 2026 vraagt: minder tijd kwijt zijn aan het verzamelen van informatie, en meer tijd overhouden om op de informatie te sturen.
Wil je zelf ervaren hoe jouw data eruitziet in Power BI? Plan gerust een demo bij Notarisdossier of Cleversight.